Spisová služba ve školství

Následující text předkládá informace, kterými bychom se rádi pokusili zodpovědět na poměrně častý dotaz našich uživatelů z řad škol a školských zařízení týkající se jejich povinnosti vést spisovou službu, zejména pak vedení spisové služby v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby. Ačkoliv jsme ke zpracování tohoto textu přistoupili se vší pečlivostí a troufáme si tvrdit, že jsme při něm využili především odborné zdroje informací, je nutné předeslat, že se jedná pouze o náš vlastní názor. Komukoliv, kdo by chtěl podle tohoto textu jakkoliv postupovat proto doporučujeme, aby pro realizaci svého záměru využil svých vlastních právních služeb anebo ho zkonzultoval s pracovníky útvaru předarchivní péče územně příslušného státního archivu.

Poslední novelu zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, představuje zákon č. 424/2010 Sb., kterým se mění zákon č. 111/2009 Sb., o základních registrech a další související zákony. Zákon o archivnictví a spisové službě v platném znění (tzn. ve znění zákona č. 424/2010) jednak uvádí školy v ustanovení § 63 odst. 2) mezi veřejnoprávní původce, kteří "vykonávají spisovou službu v rozsahu ustanovení § 64 odst. 1 až 3 a 8, § 65 odst. 1 až 4, § 67, § 68 odst. 1, § 68a a § 69a" (tzv. omezený rozsah) a dále je uvádí v odst. 3 téhož paragrafu mezi veřejnoprávní původce, kteří "vykonávají spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby nebo v listinné podobě".

Zákon o archivnictví a spisové službě tak stále ukládá školám uchovávat dokumenty (§ 3 odst. 1) a vykonávat spisovou službu (§ 63), vykonávají (resp. mohou) spisovou službu v omezeném rozsahu a mají na výběr mezi výkonem spisové služby v elektronické nebo listinné podobě. (Povinnost uchovávat dokumenty může vyplývat i z ustanovení jiných zákonů, jako např. zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, či předpisy souvisejících se školskou dokumentací.)

Ačkoliv školy vykonávají spisovou službu v omezeném rozsahu, vztahují se na jejich výkon spisové služby (neboť je jeho součástí) ustanovení zákona související s nakládáním s dokumenty v digitální (elektronické) podobě (§ 69a zákona o archivnictví a spisové službě), ať již vykonávají spisovou službu v elektronické, nebo listinné podobě.

Lze tedy konstatovat, že výkon spisové služby v omezeném rozsahu stále obsahuje úkony (nakládání) s dokumentem (bez ohledu na jeho podobu - listinnou nebo digitální), jako je:

  • příjem
  • označení
  • evidence
  • rozdělování (přidělení/předání k vyřízení)
  • vyřizování
  • podepisování
  • odesílání
  • ukládání (a vyřazování)

Z výše uvedeného vyplývá, že školy nemusí skutečně vykonávat spisovou službu v elektronické podobě. Přesto si dovolujeme tvrdit, že na rozhodnutí konkrétní školy ohledně podoby výkonu spisové služby má (nebo může mít) z praktického hlediska vliv několik skutečností.

První oblastí jsou skutečnosti "institucionální", kdy na podobu výkonu spisové služby může mít zásadní vliv zřizovatel školy (může nařídit jednu nebo druhou podobu vedení spisové služby). Druhou oblastí jsou pak skutečnosti "množstevní", tj. počet digitálních dokumentů se kterými škola přichází nebo bude přicházet do styku (zde může opět mít značný vliv skutečnost, zda škola má zřízenou datovou schránku). Pokud totiž škola obdrží digitální (elektronický) dokument, resp. dokument obsažený v datové zprávě (ve smyslu zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, v platném znění), vstupuje tento dokument do skartačního řízení a škola musí být schopna tak digitální dokument uchovávat dle ustanovení zákona o archivnictví a spisové služby od vstupu (příjmu) do školy až do okamžiku vyřazení v rámci skartačního řízení, ledaže nevyužije při příjmu digitálního dokumentu jeho autorizovanou konverzi do podoby listinné. Vzhledem k tomu, že se s autorizovanou konverzí pojí úhrada poplatků, je pak skutečně na zvážení školy do jaké míry, resp. při jakém počtu digitálních dokumentů bude pro ni výhodné vykonávat spisovou službu v listinné podobě nebo naopak v podobě elektronické (v elektronickém systému spisové služby).

V případě výkonu spisové služby v listinné podobě si totiž okolnosti mohou vynutit autorizovanou konverzi dokumentu během jeho zpracovávání (vyřizování) ještě jednou např. při odesílání dokumentu školou adresátovi - tentokrát z listinné podoby do podoby digitální (datové zprávy). U vedení spisové služby v elektronické podobě tyto "vynucené" konverze odpadají. Součástí nákladů je i docházení na pracoviště Czech POINT (kontaktní místo veřejné správy), které autorizovanou konverzi provádí. Kvalitní elektronický systém spisové služby umožní škole vhodně nakládání jak s dokumenty digitálními tak listinnými. U výkonu spisové služby v elektronické podobě se zase školy setkávají (setkají) s náklady, na které dosud u listinné podoby nejsou jaksi zvyklé, jako např. pořízení a zajištění samotného elektronického systému spisové služby, náklady spojené s používáním uznávaných elektronických podpisů, značek a kvalifikovaných časových razítek.

Shrneme-li výše uvedené, dá se říci, že malé školy/školská zařízení nevyužívající DS mohou bez větších potíží využívat listinnou podobu spisové služby. Avšak opravdu ze žádného ustanovení ze zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, v platném znění, nevyplývá nějaká možnost osvobození škol od nutnosti vedení spisové služby. Nejen volba podoby výkonu spisové služby, ale soustava opatření a nástrojů jaké si škola pro ni zvolí, určí jak snadno a s jakými náklady bude schopna spravovat dokumenty s nimiž bude nakládat.

Kontaktujte nás