Co je spisová služba

Spisová služba je soubor činností a technických a věcných prostředků vedoucích ke správě dokumentů. Spisová služba zajišťuje odbornou správu elektronických, listinných, i předmětových dokumentů. Jedná se o správu dokumentů doručených i vlastních. Správa dokumentů probíhá po dobu celého životního cyklu dokumentu.

Problematice spisové služby ve školství je věnována speciální stránka

Legislativa

Spisová služba je definována zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a změně některých zákonů, jak vyplývá z pozdějších změn takto: "zajištění odborné správy dokumentů doručených i dokumentů vzniklých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování,oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování,odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení,a to včetně kontroly těchto činností"

Spisovou službu vykonávají zákonem uvedení původci, kteří se rozdělují na veřejnoprávné a soukromoprávné původce. Spisovou službu mají za povinnost vykonávat pouze veřejnoprávní původci, kterými jsou:

  • organizační složky státu
  • ozbrojené síly
  • bezpečnostní sbory
  • státní příspěvkové organizace
  • státní podniky
  • vysoké školy
  • školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování (dále jen „školy“)
  • zdravotní pojišťovny
  • veřejné výzkumné instituce
  • právnické osoby zřízené zákonem

Dále vykonávají spisovou službu také orgány samosprávných celků jako jsou obce a krajské úřady.

Jednotlivé části výkonu spisové služby upravuje vyhláška č. 191/2009, o podrobnostech výkonu spisové služby.

Chod spisové služby u jednotlivých původců se řídí vydaným spisovým řádem, který povinně vydává každý původce.

Formy spisové služby

Spisovou službu lze vykonávat buď v listinné podobě (za použití takzvaných "podacích deníků"), nebo v elektronické podobě za použití elektronického systému spisové služby. Obce, které nejsou určenými obcemi s pověřenou působností mají možnost volby formy výkonu spisové služby. Ostatní původci mají povinnost vykonávat spisovou službu elektronicky. Dokumenty se ve spisové službě evidují s skupinou povinných základních evidenčních údajů.

Životní cyklus dokumentu

Dokument se eviduje po celou dobu životního cyklu. Od příjmu až po zničení, nebo předání:

  • Příjem, nebo vytvoření dokumentu
  • Dokument je evidován buď v elektronickém systému spisové služby, nebo v agendovém informačním systému
  • Dokument je projednáván a zpracováván - o všech operacích se vede transakční log
  • Dokument je vyřízen a je převeden do výstupního formátu
  • Dokument je popřípadě odeslán (nebo jen uložen
  • Dokument je po dobu skartační lhůty uložen ve spisovně
  • Po konci skartační lhůty je dokument buď zničen, nebo předán archívu, nebo je vybrán další postup

Druhy a formy dokumentů

Doručený dokument

Doručený dokument je každý dokument, který byl původci doručen nějakou formou:

  • elektronicky (datovou schránkou, nebo elektronickou poštou, elektronickou podatelnou, nebo na elektronickém médiu)
  • poštovní zásilkou prostřednictvím držitele poštovní licence, nebo zásilkovou službou, či kurýrem
  • osobním předáním, nebo doručením na místě

Vlastní dokument

Vlastní dokument je každý dokument vzniklý z činnosti původce, nebo dokument který vznikl jako nový dokument úpravou doručeného dokumentu

Digitální dokument

Digitální dokument je dokument, jehož nosičem je datový soubor, nebo datová zpráva nesoucí posloupnost obvykle binárních dat tvořících jeden informační celek, který lze reprodukovat jako jednu informaci. Digitální dokument je v daném formátu a lze jej takto i reprodukovat a zpracovat.

Analogový dokument

Analogový dokument je dokument, jehož nosičem je fyzické médium, nejčastěji papír. Ovšem za analogový dokument lze považovat i nelistinný předmět (předmět, nebo 3D objekt).

Tato stránka vznikla na základě informací obsažených v české wikipedii

Kontaktujte nás